Aujourd’hui, même si le digital a pris largement le dessus sur les pratiques professionnelles, l’usage de certains documents en papier reste encore incontournable. C’est surtout le cas de la lettre de voiture, un document normalisé et obligatoire pour tous les professionnels routiers. Elle aide, d’une manière générale, à organiser les transports, mais son usage revêt plusieurs bénéfices intéressants.
L’essentiel à connaître sur la lettre de voiture et ses avantages
Depuis 1999, les transporteurs de marchandises doivent utiliser une lettre de voiture. Il s’agit d’un document contractuel et formel régi par Convention relative au contrat de transport international de Marchandises par Route, souvent abrégé par CMR. Plus particulièrement, cet accord concerne les transports de produits à titre onéreux à bord d’une automobile, d’un véhicule articulé ou d’une remorque (semi-remorque). Son usage vise avant tout à responsabiliser chaque intervenant, c’est-à-dire, l’expéditeur, le transporteur ainsi que le client final. C’est essentiel lorsqu’il se passe un incident comme une casse ou une perte durant le transport des marchandises. Aussi appelé document CMR, son usage permet donc de respecter la loi et d’être conforme.
Ce n’est pas tout, un tel document sert aussi de preuve pour les parties concernées en cas de problème. Il contient, en effet, des informations concernant la marchandise, notamment sa nature. Il peut prendre différentes formes, mais quoi qu’il en soit, il établit un climat de confiance entre les intervenants. D’ailleurs, on retrouve aujourd’hui des lettres de voiture dématérialisées pour des raisons pratiques. Elles sont toutefois moins rassurantes que les documents en papier. Pour cette raison, il est vivement recommandé d’utiliser un carnet lettre de voiture. Il sera ainsi possible d’obtenir un duplicata d’une même lettre pour toutes les parties.
Conseils pratiques pour avoir des lettres de voiture conformes
La lettre de voiture est un document entièrement personnalisable. La personnalisation est d’ailleurs préconisée puisqu’il existe différents types de métiers de transport : livreur, déménageur, artisan réparateur, etc. Dans tous les cas, l’objectif est de faciliter la gestion administrative au sein de l’entreprise à l’aide de documents clairs et bien structurés. Dans cette optique, il faut que certaines informations soient inscrites sur la lettre de voiture. Entre autres, la date, le lieu, le nom et l’adresse de l’expéditeur, le nom et l’adresse du transporteur, le nombre de colis, le montant des frais de transport doivent figurer sur le document CMR.
Mais en fonction des métiers et des pays de destination, d’autres informations peuvent être rajoutées afin de rester conformes à la législation. Pour éviter de s’encombrer avec tous ces détails, il est conseillé de faire appel à une imprimerie spécialisée dans ce type de document. En effet, un tel spécialiste connaît parfaitement toutes les informations à mettre sur la lettre de voiture. Il est aussi en mesure d’imprimer plusieurs feuillets de façon à créer un carnet ou une liasse. Les transporteurs pourront alors utiliser le document sans contrainte. De plus, l’ensemble est normalement couvert par une couverture rigide pour protéger les feuilles de papier.